Resmi Yazışmalarda Elektronik İmza Kullanımı

Çalışmanın amacı, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereği, hizmet arzının olduğu ve imza gerektiren işlerin hızlandırılması ve daha verimli hale getirilmesini sağlamaktır.

Yapılan çalışma ile fiziksel ortamda kâğıt olarak gönderilen ıslak imzalı resmi yazışmaların, elektronik ortamda elektronik imzalı olarak çok hızlı ve güvenli bir şekilde gönderilmesinin sağlanması planlanmıştır. Bu amacı gerçekleştirmek için java ADF teknolojisi kullanılarak web tabanlı, doküman yönetim sistemi ile entegre edilmiş ve mobil imza kullanılabilen bir yazılım geliştirilmiştir. Bu yazılım kurumda mevcutta kullanılan evrak programının içine ilave edilmiştir. Böylece mevcut sistem etkilenmemiş ve yaygınlaştırma süreci kontrollü yapılabilir hale gelmiştir. 

1.    GİRİŞ

 

Doküman Yönetim Sistemi, "Kâğıtsız Ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.

 

Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.

Ülkemizde elektronik yazışma ile ilgili çalışmalar DPT tarafından yürütülmektedir. Çeşitli kurumlara elektronik imzalı yazışma imkânı sunan yazılımlar geliştirse de mobil imzalı bir resmi yazışma uygulaması henüz gerçekleştirilmemiştir.

 

2.    DOKÜMAN YÖNETİMİ VE ELEKTRONİK İMZA  

 

2.1.Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

 

Doküman Yönetim Sistemi, "Kâğıtsız Ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.

2.2.Elektronik İmza Nedir?

 

Elektronik imza elektronik veriye eklenen yada mantıksal bağlantısı bulunan, kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik bir veridir. Islak imza nasıl bir kağıda atılan imzanın size ait olduğunu

ispatlamaktaysa,  elektronik imza da herhangi bir elektronik dokümana eklenen imzalama verisinin size ait olup olmadığını ispatlamaktadır. Elektronik imzanın atılabilmesi için kişiye ait bir Nitelikli Elektronik Sertifika'nın (NES) olması gerekir.

2.2.1. Mobil İmza

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili yasal mevzuata uygun olarak güvenli elektronik imza işlemi yapılmasına imkân sağlayan imzalama aracı olarak ta GSM SIM kartının kullanıldığı uygulamadır. Avantaj olarak cep telefonu kullanımının sağladığı her an her yerde kullanılabilirlik nedeniyle daha pratik bir kullanım sağlar Elektronik imza ile aynı geçerliliğe sahiptir. Mobil imza, GSM operatörlerinden temin edilir.

2.2.2.  Elektronik İmza Özellikleri

  • Güvenilirlik: Elektronik imza ait olduğu özel veya tüzel kişiliği tam ve güvenilir bir şekilde temsil etmelidir.

 

  • Taklit edilemezlik: Elektronik imza kötü niyetli kişilerce kopya ve taklit edilemez nitelikte olmalıdır.

 

  • Tekillik: Şifreleme yöntemi veya diğer yöntemlerin kullanımı ile oluşturulmuş e-imza altyapısı kişiye özel olmalı ve bir başka kullanıcı için aynı şifreler kullanılmamalıdır.

 

  • İnkâr edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemelidir.

 

  • Değiştirilemezlik: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemelidir.

 

 

2.2.3. Elektronik İmza Kullanımının Faydaları

 

Elektronik imzanın, elektronik iletişim de daha güvenli bir ortam oluşturabilecek olması nedeniyle gerek kişiler ve kurumlar gerekse serbest piyasa da olumlu etkiler ortaya çıkaracaktır:

 

·         Güvenilir bir kimliklendirme ve onay mekanizmasıyla güvenli olarak elektronik ortamlarda işlemlerin yapılabilmesine katkılar sağlar. 

·         İş ve işlemler hızlıca yapılabilir(çeşitli protokoller ortadan kalkar ve sonuç odaklı işlemler internet üzerinden hızlıca gerçekleştirilebilir).

·         İş maliyetleri düşer, verimlilik artar (e-imza ile birlikte noter, kırtasiye, yol vb. giderler neredeyse yok denecek kadar azalır).

·         İş takipleri kolaylaşır(yapılan işlemleri elektronik ortamda an be an izleyebilmek ve işlemin hangi düzeyde olduğunu görebilmek mümkün olur).

·         Elektronik ortamlarda meydana gelebilecek güvenlik zafiyetleri ve açıklar ortadan kaldırılabilir.

·         Kâğıt tabanlı işlemlerin ve bunu takip eden süreçlerin iyileştirilmesi veya ortadan kaldırılmasına olanak sağlar.

 

 

 

 

2.2.4. Elektronik Sertifika

 

Elektronik imzanın doğrulanması için gerekli olan veriyi ve imza sahibinin kimlik bilgilerini içeren elektronik kaydı ifade eden sertifikalara Elektronik Sertifika adı verilmektedir.  Elektronik sertifikalar, kanuna uygun olarak faaliyette bulunacak elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından (ESHS) belirli bir ücret karşılığında temin edilmektedir.

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının sertifika üzerindeki elektronik imzası, sertifikanın bütünlüğünü ve doğruluğunu garanti edecektir. Elektronik sertifikalar, atılan imzanın doğruluğunun teyit edilebilmesi için gereklidir.

 

 

 

 

2.2.5. ESHS – Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı

 

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı, elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek veya özel hukuk tüzel kişilerdir. Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları elektronik imza kullanmak isteyen Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı yapacağı bildirimde;

a) Güvenli ürün ve sistemleri kullanmak,

b) Hizmeti güvenilir bir biçimde yürütmek,

c) Sertifikaların taklit ve tahrif edilmesini önlemekle ilgili her türlü tedbiri almak,

İle ilgili şartları sağladığını ayrıntılı bir biçimde gösterir.

 

2.3.Resmi Yazışmaların Elektronik İmza İle Entegrasyonu

 

Kurum içerisinde yapılan resmi yazışmalarda, işlem sürecinin hızlanması ve kolaylaştırılması için elektronik imza kullanımı yoluna gidilmiştir. Bunun için aşağıdaki süreçler takip edilmiştir:

 

·         Kullanıcılara Elektronik İmza Sertifikaların ve mobil imzalı sim kartların temin edilmesi ve gerekli servis yazılımlarının alınması,

·         İmzalama işleminin yapılabilmesi ve imzalanmış verilerin saklanabilmesi için veritabanı altyapısının kurulması,

·         Resmi yazışma uygulamasının Elektronik İmza ile entegrasyonunun sağlanması,

·         Elektronik ortamda oluşturulan evrakların ve işlem yapacak olan personelin Elektronik İmza Akışı’na sokulması ve akışın başlatılması,

·         E-imza appleti veya mobil imza servisi ile akış içerinde bulunan tüm kişilerin evrakı imzalamalarının sağlanması, email ile gerekli bildirimlerin yapılması,

·         E-İmzalı dosyaların versiyonlanmak sureti ile Documentum sunucularına kaydedilmesi,

·         Akışın sonlanması,

2.3.1 Elektronik İmza Akışı ve Ekran Görüntüleri

 

Kullanıcı sisteme giriş yapar ve yeni evrak kaydı oluşturur. Muhattaplar ve imza akışındaki kişileri ekler.

Şekil 1:Yeni evrak kaydı

 

Editör sayfasına gelerek evrak içeriğini oluşturur. Elektronik belge pdf formatında Resmi Yazışma Kurallarına göre otomatik oluşturulur. Akış başlat butonu ile imzalama akışı başlar ve imzacılara bilgilendirme maili gönderilir.

 

 

  

Şekil 2:Editör İşlemleri

 

 

Şekil 3:Elektronik imza Bildirim emaili

 

2.3.1.2 Elektronik Belge Gezgini

Kullanıcılar belgeleri “Elektronik Belge Gezgini” ekranından e-imza veya mobil imza ile imzalayabilir, paraf atabilir, belgeleri görüntüleyebilir, belgeleri reddedebilirler.

Şekil 4:Elektronik Belge Gezgini Ekranı

 

İmzalamayı Bekleyen Evraklar

 

—  Kullanıcının işlem yapmasını bekleyen evrak listesi

—  Seçilen evrakın detay bilgileri

—  Dokümanı görüntüleme

—  Ekleri görüntüleme

—  E-imza işlem geçmişi

—  İmzalama

—  Reddetme

İmzalanan Evraklar

 

—  İmzalanan Evrak Bilgileri

—  Evrakı Görüntüleme

—  İmzalama Süreç Bilgileri

 

Reddedilmiş Evraklar

 

—  Evrak ve Reddedilme Bilgileri

—  İmzalama Süreç Bilgileri

 

 

Kullanıcı imza bekleyen evraklar listesinden seçim yaparak belgeyi e-imza veya mobil imza kullanarak imzalar. İmzalama işlemi tamamlandığında evrak yeni bir versiyon olarak documentuma kaydedilir.

İşlem sonuçları kullanıcıya bilgi mesajları ile bildirilir.

 

Şekil 5:Elektronik İmzalama İşlemi

 

Bir evrak başarılı bir şekilde imzalandıktan sonra, “İmzalanmış Evraklar” sayfasına düşer.

Aynı esnada, işlem listesinde yer alan 2. kişinin ekranındaki “İmza Bekleyen Evraklar” sekmesine düşer ve bu işlem kendisine otomatik bir emaille bildirilir.

Söz konusu işlem listede yer alan tüm personel bitene kadar döngü şeklinde devam eder.

 İşlem Geçmişi” sekmesinden o evrakın daha önce hangi işlemlerden geçtiğini görmek mümkündür.

Katı atık, su ve atık su yönetimi açısından ele alındığında proje, müşteri ilişkileri yönetimi, personel yönetimi ve işlerin ikmal süresini azaltması konularında katkı sağlamaktadır.

 

KAYNAKLAR

 

1.       İSKİ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Doküman Yönetim Sistemi Kayıtları, 2014

2.       İSKİ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Intranet Uygulaması Kayıtları, 2014

3.       İstanbul Ticaret Odası